在项目申请获批后，申请人可按计划开展学术交流或联合培养，回国后联合培养（3个月以上）、短期交流（1-3个月）、学期制课程项目应按以下步骤完成资助材料申报、审核，获得“研究生瀚海计划”资助。
一、线上审核：回国后一个月内（寒暑假顺延），按照以下材料清单1.2.3.4的电子版（按所需材料顺序与名称，按序号排列好）发送给审核同学qq1172728438，注意按要求提交word版回国总结，这关系到审核与报销进度。同时在研究生教育管理系统按照要求提交回国相关材料（系统提交的一定要是线上审核同学审核通过的相关回国总结材料！！！千万不要忘记提交！！也不要不审核就提交！！）。
“瀚海计划”回国资助材料清单
序号 | 材料名称 |
1 | 含至少5张标注时间、地点及活动内容，且本人参与的高清照片的回国总结，国际会议须含本人口头报告的照片和视频 |
2 | 国家移民管理局政务服务平台小程序——出入境记录查询 |
3 | 护照首页 |
4 | 机票行程单、注册费发票（仅国际会议提供，并线下须提供纸质材料） |
二、特殊说明：
（一）如有导师或学院资助部分，请直接将以下纸质材料提交给财务处（工作日周二或周四受理，如有特殊问题，请联系88320531）：
1.《浙江工业大学出差审批、报销单》
2.往返交通费报销票据及支付记录
3.打印研究生教育管理系统审批完成回国总结页面
（二）国际会议资助：
2025年3月26日之前（含3月26日）在研究生教育管理系统提交项目申请的同学，如涉及导师或学院资助的，按照以下原《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目管理办法（修订）》的国际会议材料要求准备电子稿及纸质稿，先完成线上审核与报销，再线下现场集中报销（报销时间：每学期另行通知；报销地点：朝晖校区东科教楼南202）！！！
原国际会议材料清单
序号 | 材料名称 （注：标*的材料，系统内填写回国总结时需上传其电子版） | 线下报销需携纸质材料份数 |
1 | 系统打印回国总结页面 | 1 |
2 | *护照首页的复印件 | 1 |
3 | *护照上标有出入境日期页的复印件 | 1 |
4 | 会议日程安排（含有本人宣读论文的会议日程页复印件） | 1 |
5 | *总结报告，内附国（境）外生活学习相关照片 | 1 |
6 | 差旅报销单（含经学院领导签字） | 1 |
7 | 符合学校财务报销规定的相关正式报销凭证 | * |
8 | 国际会议资助申请说明表 | 1 |
9 | 会议中做汇报的照片及视频 |
|
*正式报销凭证：①发票背后需导师和学生本人签字；②机票原件需随发票，国外电子机票需附登机牌。
2025年3月26日之前（含3月26日）在研究生教育管理系统提交项目申请的国际会议，且不涉及导师或学院资助的，及2025年3月26日之后在研究生教育管理系统提交申请的同学，只报销国际交通费和会议注册费，完成一、线上审核要求完成系统材料提交与审核后，请将机票行程单、注册费发票纸质原件交至学院研究生秘书老师处，由学院研究生秘书老师统一流转。
请注意：“研究生瀚海计划”资助的国际会议，资助内容只有注册费和国际旅费，不再允许导师或学院资助其他费用。
