各单位：
为进一步简化流程、明晰步骤，就本校研究生出国（境）进行短期访学、参加国际学术会议等相关活动的具体审批流程、报销要求，具体明确通知如下：
一、研究生出国（境）短期访学、参加国际学术会议，根据《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目管理办法》（浙工大发【2017】35号），拟全额从学校（研究生院）获得资助，或部分拟从学校（研究生院）获得资助、部分由导师科研经费等经费资助的，审批流程严格按《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目管理办法》规定执行。
1、申请时请提交经学院审核盖章以下材料：
【短期访学类型】
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目申请表》（见附表1） | 一式一份 |
2 | 外语水平证明 | 一式一份 |
3 | 国（境）外单位接收证明（含经费资助情况说明） | 一式一份 |
【国际学术会议类型】
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目申请表》（见附表1） | 一式一份 |
2 | 论文录用函或大会邀请函、拟发表论文全文及会议背景资料等 | 一式一份 |
2、出国（境）前须备案材料:
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学研究生出国（境）交流备案表》（见附表2） | 一式二份 |
研究生出国签证获批后，在出发前须填写《浙江工业大学研究生出国（境）交流备案表》，并在经费来源一栏选择拟资助的相应经费类型，交至研究生院培养办（朝晖校区东科教楼南203）备案（一份留存研究生院，一份自己保存作为回国报销依据），否则视作未经同意出境，回国后不予报销相关经费（含部分经费资助出国人员）。
3、回国后报销须提供材料：
【短期访学类型】
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目成果表》（见附表3） | 一式二份 |
2 | 《浙江工业大学研究生出国（境）交流备案表》 | 一式一份 |
3 | 护照首页和标有出入境日期页复印件 | （各） 一式二份 |
4 | 对方学校成绩证明单和《浙江工业大学申请选修校外研究生课程审批表》 （见附表4）（要抵校内学分人员提供） | 一式一份 |
5 | 总结报告，内附国（境）外生活学习相关照片 | 一式一份 |
6 | 符合学校财务报销规定的相关报销凭证（含经学院领导签字的差旅报销单） | 一式一份 |
【国际学术会议类型】
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学研究生国际化培养专项项目成果表》（见附表3） | 一式二份 |
2 | 《浙江工业大学研究生出国（境）交流备案表》 | 一式一份 |
3 | 护照首页和标有出入境日期页复印件 | （各） 一式二份 |
4 | 会议日程安排（含有本人宣读论文的会议日程页复印件） | 一式一份 |
5 | 总结报告，内附国（境）外生活学习相关照片 | 一式一份 |
6 | 符合学校财务报销规定的相关报销凭证（含经学院领导签字的差旅报销单） | 一式一份 |
（1）报销材料电子版（总结报告中的图片另外单独打包一份）应提前1周发送至邮箱：yjspy@zjut.edu.cn，邮件名：xx同学xx（项目类别）结题材料，收到审核通过的邮件后方能进入报销流程。
（2）纸质材料经学院审核盖章后交研究生院复审。研究生院经审核无误，根据批准的资助经费及实际费用开具内支。
（3）学生持以上材料（各一式一份）至计划财务处（朝晖校区东科教楼北一楼报销大厅）报销。
二、研究生因出国（境）参加三个月以内的学术会议、课程学习、研究、进修、竞赛、培训等活动，发生费用拟全额由导师科研经费或学院学科经费等承担的，审批流程严格按国际交流与合作处的因公临时出国经费管理办法流程审批。
1、出访前需填写下列材料：
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学短期出访申请表（在读研究生表）》（见附表5） | 一式二份 |
在完成表格填写后，出发前将已由学院/部门签字盖章的《浙江工业大学短期出访申请表（在读研究生表）》，连同外方邀请函一并交至国际交流与合作处（朝晖校区东科教楼东201室）。
2、回国后初审：
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 《浙江工业大学学生临时出国经费决算表》（见附表6） | 一式二份 |
2 | 一式一份 |
回来后，将填写好的《浙江工业大学学生临时出国经费决算表》2份、在外行程表交至国际交流与合作处进行日程合规性审核。
3、回国后报销须提供材料：
序号 | 材料名称 | 份数 |
1 | 一式一份 | |
2 | 《浙江工业大学短期出访申请表（在读研究生表）》 | 一式一份 |
3 | 护照首页和标有出入境日期页复印件 | （各） 一式一份 |
4 | 会议日程表，或培训通知，或竞赛通知、或成绩单等相关材料 | 一式一份 |
5 | 符合学校财务报销规定的相关报销凭证 | 一式一份 |
学生凭以上材料至计划财务处（朝晖校区东科教楼北一楼报销大厅）报销。
附件：
附表1、浙江工业大学研究生国际化培养专项项目申请表.docx
附表3、浙江工业大学研究生国际化培养专项项目成果表.docx
研究生院
国际交流与合作处
计划财务处
2019年11月15日
